Từ lúc trung tâm mở rộng thêm ba lớp tiếng Anh tăng cường tại quận 3, cuối tháng nào mình cũng mờ mắt vì phải dò bảng sao kê ngân hàng. Phụ huynh chụp màn hình chuyển khoản qua Zalo đủ các góc độ, có người quên ghi tên con làm mình đi hỏi thăm từng nhóm. Gần đây mình quyết định cấu hình tính năng thu học phí online qua VietQR để hệ thống tự động làm thay khâu đối soát. Rất nhàn rỗi.
Thu học phí bằng chuyển khoản tay làm mình kiệt sức
Mình từng trải qua một tuần ác mộng khi đến đợt thu tiền tháng chín. Rất kinh khủng. Tám giao dịch cùng số tiền 2.500.000 đồng nhảy vào tài khoản cá nhân ACB trong một buổi chiều tối tĩnh lặng. Phụ huynh chuyển khoản xong đều ghi nội dung cực ngắn khiến khâu khớp dữ liệu bị sai lệch. Mình ghi nhận đã đóng cho em chưa chuyển khoản, còn em học sinh đã nộp tiền đàng hoàng lại bị hệ thống tự động nhắc nợ oan uổng, báo hại mình phải gọi điện cúi đầu xin lỗi từng người.
Có đợt mình bán thử nghiệm khóa video bài giảng ôn thi trên web. Học viên chuyển khoản lúc 11 giờ đêm, ngồi đợi mỏi mòn mà quyền xem bài vẫn khóa kín vì không có người duyệt tay. Sáng hôm sau mình mở máy kiểm tra thì học sinh đó đã tức giận yêu cầu hoàn trả 500.000 đồng tiền học. Rõ ràng cách làm đối soát tay này quá chậm chạp. Cuối tháng kế toán trung tâm phải đối chiếu sổ sách bằng tay mất trọn hai ngày rà soát từng tin nhắn báo biến động số dư và chép tay vào bảng tính Excel. Việc căng mắt so sánh hàng trăm giao dịch vừa dễ sai sót vừa làm mọi người chán nản.
Khó khăn lúc tìm công cụ thu học phí tự động
Khi thấy mệt mỏi vì phải tự đối soát, mình lên mạng tìm kiếm hệ thống phần mềm quản lý học viên bài bản, nhưng chi phí lắp đặt toàn báo giá hàng trăm triệu đồng. Lựa chọn này quá đắt. Mình từng thử thiết lập hệ thống cổng thanh toán Stripe vì giao diện bảng điều khiển của họ rất đẹp mắt. Nhưng nếu dùng đồ ngoại thì phí trừ 2,9% trên mỗi giao dịch tính bằng tiền đô la khiến lợi nhuận sụt giảm đáng kể. Hơn nữa, phụ huynh học sinh ở Việt Nam hiện nay có thói quen quét mã VietQR qua ứng dụng ngân hàng thay vì nhập thông tin thẻ, nên việc bắt họ đổi thói quen chuyển tiền chắc chắn sẽ làm mất khách.
Mình quyết định tìm dịch vụ hỗ trợ chuẩn VietQR cho 36 ngân hàng. Thông qua một người bạn giới thiệu, mình biết tới hệ thống MONA Pay đang cho phép người quản lý tự thao tác nối ngân hàng bằng mã OTP trong 5 phút mà không cần phải biết lập trình. Các trung tâm gặp cảnh tương tự có thể xem cách tạo mã QR ngân hàng để tự giải quyết bài toán vận hành hàng ngày.
Cách ứng dụng thu học phí online tự báo có ngân hàng
Giải pháp này thay thế hoàn toàn việc bắt phụ huynh phải ghi nhớ và gõ lại từng con số tài khoản ngân hàng dài dòng. Mỗi cá nhân hay khóa học được hệ thống phân bổ một số tài khoản ảo hoặc mã VietQR riêng biệt. Dù có ba giao dịch cùng chuyển chính xác số tiền 1.990.000 đồng trong vòng 10 phút đồng hồ, nền tảng vẫn tự động khớp dữ liệu chuẩn xác cho từng người. Việc nhận diện dòng tiền giờ đây dựa vào chính số tài khoản ảo đó chứ không phụ thuộc vào nội dung diễn giải nữa. Rất thông minh.
Phụ huynh đóng tiền xong là số dư được đẩy thẳng vào tài khoản ngân hàng ACB của trung tâm mà không hề đi qua bất kỳ ví điện tử trung gian nào. Phía ngân hàng sẽ phát tín hiệu webhook báo có cho hệ thống biết ngay tại thời điểm đó để tự động ghi nhận. Mọi gói tin thông báo biến động số dư nếu lệch giờ quá 5 phút đều bị hệ thống máy chủ từ chối thẳng thừng nhằm ngăn chặn hoàn toàn tình trạng làm giả biên lai nạp tiền.
Hệ thống thông báo tin nhắn qua nhóm chat Telegram
Khâu liên kết luồng dữ liệu tự động là tính năng làm mình ưng ý nhất. Mọi thứ rất nhanh. Dữ liệu báo có kèm chữ ký bảo mật HMAC-SHA256 được đẩy thẳng qua Webhook vào phần mềm quản lý nội bộ với thời gian phản hồi dưới 10 giây. Ngay sau đó, hệ thống tự động gạch nợ hóa đơn. Quyền truy cập mở ra và hệ thống tự gửi email biên nhận có giá trị pháp lý vào hòm thư của học viên.
Hồi trước, để thông báo một hóa đơn hoàn tất, bạn kế toán phải mở khóa màn hình điện thoại, bấm copy dòng tin nhắn báo số dư rồi dán qua cửa sổ chat Zalo cho nhóm giáo viên biết. Thao tác thủ công này lặp đi lặp lại suốt ngày khiến ai cũng ngán ngẩm, dễ dán nhầm nhóm. Giờ đây bot làm nhiệm vụ đưa tin tự động.
Ứng dụng Telegram của phòng học vụ lập tức nảy lên thông báo chi tiết tên người gửi và số tiền đóng học ngay khi tiền vào tài khoản. Đến ngày chốt sổ sách, kế toán chỉ việc đăng nhập vào bảng điều khiển my.monapay.vn để xuất danh sách báo cáo hiển thị tối đa 100 giao dịch một trang vốn đã khớp tuyệt đối với dữ liệu phần mềm.
Hai điểm dở khiến mình chưa hài lòng về công cụ
Dùng công nghệ thì kiểu gì cũng có những mặt hạn chế chưa hoàn thiện. Chê điểm thứ nhất. Gói miễn phí của dịch vụ MONA Pay chỉ cho phép xử lý tối đa 500 giao dịch mỗi tháng. Khi lượng học sinh đăng ký nhập học đông đúc vào mùa hè, giới hạn này bị phá vỡ dễ dàng khiến phần mềm ngừng đồng bộ dữ liệu, buộc mình phải tự thao tác nâng cấp lên gói trả phí từ 99.000 đồng để hệ thống chạy tiếp.
Điểm dở thứ hai nằm ở sự phân mảnh của hệ sinh thái phần mềm. Hai phần mềm này không dùng chung tài khoản. Tính năng thu học phí online và công cụ xuất hóa đơn MONA eInvoice vẫn đang yêu cầu người dùng phải đăng nhập bằng hai thông tin hoàn toàn tách biệt. Mỗi lần phụ huynh yêu cầu lấy biên lai đóng mộc điện tử, kế toán phải bấm đăng xuất khỏi trang thanh toán, mở một tab trình duyệt mới, rồi gõ lại mật khẩu từ đầu để vào hệ thống hóa đơn. Thao tác nhảy qua lại giữa hai tab làm đứt quãng mạch làm việc của nhân sự.
Mở rộng thu học phí tự động cho trường mầm non
Mô hình thu học phí tự động này thực sự phù hợp với nhiều nơi vận hành giáo dục, đặc biệt là các lớp cho con làm quen ngoại ngữ sớm thường xuyên có khoản thu phụ. Trường mầm non của cô bạn mình ở Gò Vấp hàng tháng thu lắt nhắt đủ thứ phí như tiền ăn trưa, tiền sữa hay sinh hoạt ngoại khóa. Giờ đây phụ huynh đón con tiện tay quét mã thanh toán dán trên tường là phần mềm tự động trừ nợ nhanh chóng. Thật tiện lợi.
Đối với đơn vị kinh doanh khóa học quay sẵn, tiện ích đem lại càng rõ rệt hơn. Học viên mua bài giảng và quét mã thanh toán lúc rạng sáng vẫn được hệ thống tự động mở quyền xem video ngay lập tức mà không cần ai trực. Các bạn quản lý chưa có sẵn phần mềm nội bộ thì có thể kết nối với ngân hàng qua 2 lần mã OTP để dùng chung hệ sinh thái MONA EduCenter dễ dàng.
Giảm bớt sức người nhờ chuẩn hóa quy trình thu học phí online
Sự thay đổi nhỏ này mang lại không khí làm việc dễ thở hơn cho toàn bộ văn phòng trung tâm. Mình rất ưng. Mình đã mạnh dạn cắt giảm hoàn toàn nhiệm vụ cầm điện thoại canh chừng tin nhắn báo biến động số dư của nhân viên. Bạn giáo vụ đó giờ có thêm lượng lớn thời gian rảnh rỗi để gọi điện tư vấn lộ trình đào tạo và động viên tinh thần các bé có học lực yếu. Phụ huynh cũng nhắn tin khen ngợi khi trung tâm cung cấp tính năng thanh toán quét mã QR hiện đại và tự động gửi file biên lai điện tử về hòm thư ngay khi tiền vừa vào tài khoản ngân hàng.
Lựa chọn máy tính thay con người ghi chép sổ sách là quyết định khá phù hợp. Tháng sau mình định hướng dẫn thêm vài bạn sinh viên đi dạy gia sư cách mở tài khoản để tự động hóa khâu tính toán tiền nong này.